淮北市供销社机关档案管理实施的办法

第一章  总  则

第一条  为了加强淮北市供销社机关（以下简称机关）的档案管理，提高档案工作的标准化、规范化水平，更好地为机关工作服务，根据《档案法》以及档案管理的有关规定，结合机关实际，制订本实施办法。

    第二条  档案工作是机关工作的重要组成部分。机关的档案是指各科室及直属各单位在工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同门类和载体的历史记录。全体机关干部职工都要重视和支持档案工作，切实注意文件材料的收集、积累和归档，认真负责地做好档案工作。各科室应指定专人负责平时档案材料的收集整理工作。

第三条   机关档案材料实行集中统一管理，各科室和个人不得私自保存、转移、销毁，确保档案的完整与安全。

第二章  机构和职责

第四条  机关档案归口管理，由办公室主管，并接受市档案局的指导监督。办公室配备政治素质较好、档案业务熟悉的同志负责档案工作，各科室确定一名兼职档案员。

    第五条  档案员的主要职责：

    （一）指导和督促兼职档案员搞好文件材料的积累、整理和归档工作；

    （二）负责机关档案的收集、整理、保管和统计工作；

    （三）负责机关档案资料的调阅和利用工作；

    （四）凡属永久、长期的案卷，根据市档案局的要求，整理达标，经其鉴定同意后，移交市档案馆；

     （五）严格执行党和国家的保密制度，保护档案的完整与安全；

     （六）利用档案资源，结合机关中心工作，搞好档案信息资料的编研，为领导和机关工作提供服务；

     （七）根据工作需要，编制必要的目录等检索工具，为调阅者提供便利。

     第六条  兼职档案员的主要职责：

     （一）负责收集本科室、本部门应归档的各种门类和载体的文件材料，并按有关规定，及时整理归档（随办随归），按时移交办公室；

     （二）严格保管本科室、本部门的文件材料，做到不漏、不失、不损、不泄密；

     （三）在工作中发现的应归档而未归档的文件材料应及时收集补充归档；

     （四）反映档案工作的意见和要求，以及档案利用效果情况。

     第七条  档案员应当忠于职守，钻研业务，勤奋工作，以保证工作任务的顺利完成。

第三章  文件材料的形成、保管与收集

     第八条  机关应建立收、发文登记簿，严格管理文件，确保归档文件的齐全完整。

     第九条  机关所有工作活动中形成的文件材料，一律使用A4型纸张，书写材料一律使用碳黑墨水或蓝黑墨水。

    第十条  各科室、各部门在负责办理某项工作完毕时，有关工作人员应将形成的文件材料及时交给兼职档案员，任何人不得以任何理由据为己有或不移交归档。

    第十一条  凡本机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料均应收集齐全，以便整理（立卷）归档。

第四章  档案的管理

    第十二条  按照谁办理谁立卷的原则，文书档案由文书承办科室作文件级整理；会计档案由财会科按有关规定，收集齐全，合理组卷，装订整齐，并拟写案卷目录一式两份，移交档案室；特种载体档案由经办人员立卷或移交办公室立卷。

    第十三条  各兼职档案员应按规定将文件材料整理（立卷），附上清单，并移交办公室归档。

    第十四条  办公室在接收档案时，应根据档案业务标准，逐卷（件）检查。对不符合质量要求的档案，档案员有权不予接收。

   办公室接收的档案，应符合下列条件：

    （一）归档的文件材料齐全、完整，并均有档案目录；

    （二）归档的文件不破损、不残缺，字迹清楚且不易褪变，文件上无锈蚀的金属物。正式文件的定稿都必须由主管领导签发和署名。

    第十五条  特种载体档案的管理

    （一）收集范围：

    1、反映市供销社主要职能活动和基本历史面貌的照片、录音、录像、电子文档；

    2、全国、省、市领导人参与本机关有关的重要公务活动（视察、评议、调查研究等）形成的照片、录音、录像、电子文档；

    3、本机关组织或参加的重要横向活动和外事活动的照片、录音、录像、电子文档；

    4、与其他载体档案有密切联系的照片、录音、录像、电子文档材料；

    5、各种荣誉证书的照片；

    6、市供销社机关获得的各种奖章、奖杯、奖状、锦旗及各种纪念品等实物；

    7、其他具有保存价值的照片档案、电子文档。

   （二）收集时间：

    1、照片冲洗加工后，由摄影者或承办部门整理（附活动简介及底片、图片说明），一个月内向办公室归档。其他特种载体档案于次年1月底前移交办公室；

    2、在特殊情况下，经协商办公室可以提前或延迟接收。本机关利用率较高的照片档案可加印一套，随底片一起及时向办公室移交。一般不延迟接收，但原收藏的反转片，因复制困难，可作特殊情况延迟接收；

   3、办公室应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。

   （三）收集要求：

    1、底片、照片、活动简介、图片说明齐全；

    2、底片与照片的影像相符；

    3、数码相机拍摄的相片（附活动简介及图片说明）通过网络发送至市供销社网站。

    第十六条  机关根据档案工作的实际需要，配置数量充足、质量可靠的档案装备、基本工作用具，达到库房内基本防护设备齐全。档案管理要采用先进技术设备，实行电脑化管理，不断提高管理水平，逐步实现档案工作的标准化、规范化。

    第十七条   机关档案库房管理规定：

    （一）按照防火、防盗、防潮、防光、防有害生物和防污染要求搞好库房管理；

    （二）严禁将易燃、易爆物品带入库房，库房内不得吸烟；

    （三）库房内不得存放食品和杂物，定期清扫，经常注意保持整洁；

    （四）无关人员不得擅自进入库房，库房钥匙实行专人保管；

    （五）定期检查并记录库房温湿度，适时动用通风、去湿等设施，控制库房温湿度，使之符合规定的标准；

    （六）定期检查库房档案、资料，安放除虫剂，防止档案虫蛀和霉变；

    （七）定期检查消防设施；

    （八）节假日、下班后或库房无人时库房门窗必须紧闭，保证档案的安全。

     第十八条  根据有关规定，制定《文件材料归档范围和保管期限表》，为指导整理和档案鉴定提供依据。

    定期对档案进行鉴定，及时调整密级和保管期限。对已过保管期限的档案，先由文档科提出鉴定报告，附上档案销毁清册，报办公室分管领导审批，方可销毁。对确无保存价值的档案进行造册登记，对已批准销毁的档案，应继续存放一段时间，待确认已无价值的，再严格按保密委员会有关规定监销。

     第十九条   保管档案工作人员调动工作时，要办好交接手续。

第五章  档案的利用

     第二十条  办公室应对原藏档案进行系统排列和编制档号，积极主动开展档案利用工作。

     第二十一条  查（借）阅档案，必须根据档案的机密程度和不同利用范围，按借阅档案规定办理。

     第二十二条  借阅档案规定：

    （一）借阅本职工作范围内的档案，由档案员提供；借阅非本职工作范围内档案及涉及重要机密档案，须经办公室分管领导批准。一般均在阅档室内阅览，必要时须办理借阅手续；

    （二）外单位借阅本单位保存的档案，须凭所在单位介绍信，查明借阅者身份及其所需档案的目的、范围，经分管领导办公室审批后方可查阅。 借阅会计档案，必须有本机关财会人员、档案人员同时在场；

    （三）借阅者不得将档案自行转借他人阅览，更不得擅自借给外单位使用；

    （四）借阅者必须保护档案的完整与安全，不得遗失、拆散、调换、抽取、污损、涂改、圈点、划杠、折叠、注标记等；

    （五）借阅者必须严守党和国家机密，不得随意翻阅和抄录与自己借阅范围以外的档案资料，不得向无关人员泄露档案内容；

    （六）外借档案应及时归还，超过半个月办公室应主动催收，收回的档案材料如数清点，及时注销借阅凭证。档案人员对归还的档案要认真进行检查，若发现损毁、丢失档案的应立即查明原因，报告领导；

    （七）档案利用者有义务将利用效果反馈给文档科。

第六章  附 则

  第二十三条  本实施办法由市供销社办公室制定并解释，机关各科室均应遵照执行。

                                                               2023年3月23日